「届出書類の書き方・労働問題」社労士に無料相談
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「労働者名簿」とは事業場の労働者の氏名、生年月日、住所、性別、雇入れ・退職した年月日など労働基準法施行規則第53条で定められた事項を記入した、労働基準法 第107条で調整を定められた名簿です。
労働者名簿・賃金台帳・就業規則の3つは法定三帳簿と呼ばれていて、労働基準法で事業主に調製が義務付けられています。
労働基準監督署による臨検が入った場合に確認させる可能性が高い帳簿になります。
労働者名簿の調整の対象となる労働者とは「事業または事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」と労働基準法 第9条で定められています。
この法律で「労働者」とは、職業の種類を問わず、事業又は事務所(以下「事業」という。)に使用される者で、賃金を支払われる者をいう。
労働者名簿の調整の対象の「労働者」に当たらない者は「代表取締役・役員」「日雇い労働者」「派遣労働者」です。
労働者の定義…「事業または事務所に使用される者で、賃金を支払われる者」
出向社員が労働者に該当するのかどうかは出向の種類が「在籍出向」「移籍出向」のどちらかによって異なります。
在籍出向の場合は出向元・出向先のそれぞれで労働契約が成立しているため、どちらの事業所でも労働者に当たり、労働者名簿を調製しておく必要があります。
移籍出向の場合は出向元との雇用関係がなくなり、出向先の労働者となりますので、出向元の労働者には当たらず、労働者名簿を調製する必要はありません。
「労働者名簿」には労働基準法 第107条、労働基準法 施行規則第53条で定められた9つの事項を記載する必要があります。
「労働者名簿」の各項目の書き方は次のとおりです。
労働者の「氏名」を記載します。在籍中に結婚や離婚などによって名字が変更になった場合は変更になります。最近ですと、結婚後も社内で旧姓を使用している方もいらっしゃいますが、そのような場合でも労働者名簿に記載するのは戸籍上の名字を記載します。
労働者の「生年月日」「性別」を記載します。
労働者の「住所」を記載します。住民票の住所を変更していなく、現住所と異なる場合もありますが、その場合は現在居住している住所を記載します。
労働者の「履歴」を記載します。労働基準法では履歴の範囲について明示されていません。社内での異動・昇進・配置転換などの履歴を記載します。社内の情報外なので従業員の承諾のもとにはなりますが、学歴、職歴なども記載している事業所もあります。
労働者の「雇入れの年月日」を記載します。雇入れとは、採用通知をした日や、雇用契約書を締結した日ではなく、実際に雇用を開始した年月日になります。
労働者が離職した時に、離職の理由が退職の場合は「退職の年月日及びその事由」を記載します。退職の場合、自己都合退職と解雇の2種類がありますが、解雇の場合は「解雇の理由」を記載してください。
労働者が離職した時に、離職の理由が死亡の場合は「死亡の年月日及びその原因」を記載します。
また、従業員が死亡した場合は、死亡年月日と死亡の原因も記載します。
労働者の「従事する業務の種類」を記載します。ただし労働基準法 施行規則第53条に定められているとおり「常時30人未満の労働者を使用する事業の場合」は記載しなくても大丈夫です。「常時30人未満の労働者を使用する事業の場合」は少人数で様々な業務をカバーすることが多いので特定の業務の種類を定めることができなかったり、変更が頻繁になり管理が大変になるからです。
「労働者名簿」の保存期間は労働基準法 第109条で「5年間(当分の間は3年間)」と定められています。
5年間(当分の間は3年間)の起算日は「従業員の退職や解雇、または死亡日」になります。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
「労働者名簿」の保存義務を怠った場合、労働基準法 第107条に違反することになる為、同120条で定められている通り「30万以下の罰金」を科せられる可能性があります。
「労働者名簿」のその他の3つの注意点は「事業所ごとの作成義務」「個人情報」「変更があった場合の更新期限」になります。
労働者名簿は「事業所」ごとに作成義務が生じます。「事業所」とは工場、事務所、店舗などのように一定の場所における組織のもとに継続的に作業が行われる場所を指していて、原則的には事業所の単位は場所になります。
労働者名簿は「事業所」ごとに作成する必要がありますので、本社と支店がある場合は本社で一括で労働者名簿を作成するのではなく、本社で労働している労働者の名簿は本社で、支店で労働している労働者の名簿は支店で作成します。
労働者名簿に記載する氏名、住所、生年月日などの事項は、個人情報保護法の対象となります。労働者からこれらの個人情報を取得する際には、本人の同意が必要となります。個人情報の取り扱いにも十分に注意をしてください。
結婚した場合、引っ越しした場合など労働者名簿の事項で変更があった場合に労働者名簿を更新しないといけませんが、更新期限は「遅滞なく」と定められていますので、合理的な理由がない限り、すぐに労働者名簿を更新するようにしてください。
労働者名簿は労働基準法で定められている事項を記載していればどのような書式で作成しても問題ありません。
厚生労働省のホームページで様式第19号の労働者名簿(PDF)をダウンロードすることができますので、テンプレート・ひな型としてご利用ください。
今回の記事では「労働者名簿」の書き方・記入例を解説しました。
労働者名簿は労働基準法で記載する事項が定められているのでそれらの事項が記載されている必要があります。
事業所ごとに労働者名簿を作成しないといけないのと、保存期限は5年間(当分の間3年間)となっているのでご注意ください。
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