年次有給休暇管理簿とは|記入例やエクセルで出来る無料フォーマットのダウンロードを紹介

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年次有給休暇管理簿とは

年次有給休暇管理簿とは、事業主が労働者の年次有給休暇の起算日、付与日数、取得日数の管理を行うための帳簿が年次有給休暇管理簿となります。

年次有給休暇管理簿の作成義務

2019年の労働基準法の改正によって事業主は年10日以上の年次有給休暇を付与した労働者に対して、年5日以上の年次有給休暇を取得させる義務が生じたことにより、労働者ごとに年次有給休暇の基準日、付与日数、取得日数・時季の管理が必要となりました。

労働基準法施行規則第24条の7

使用者は、法第39条第5項から第7項までの規定により有給休暇を与えたときは、時季、日数及び基準日(第1基準日及び第2基準日を含む。)を労働者ごとに明らかにした書類(第55条の2及び第56条第3項において「年次有給休暇管理簿」という。)を作成し、当該有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後5年間保存しなければならない

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年次有給休暇管理簿の対象労働者

年次有給休暇管理簿の作成の対象労働者は「年10日以上の年次有給休暇を付与された全ての労働者」になります。正社員だけではなく、パート・アルバイトも含まれ、労働基準法41条の監督若しくは管理の地位にある者(管理監督者)も年次有給休暇の付与の対象となります。

年10日以上の年次有給休暇を付与される要件

年次有給休暇管理簿の作成の対象労働者は「年10日以上の年次有給休暇を付与された全ての労働者」ですが、年10日以上の年次有給休暇を付与される要件は次の3つを満たした場合です。

  1. 雇い入れ後6ヶ月経過(以後1年ごとに付与)
  2. 全労働日の8割以上を出勤
  3. 週の所定労働日数が5日以上もしくは週の所定労働時間が30時間以上

パート・アルバイトのような短時間労働者の場合、「週の所定労働日数が4日以下かつ週の所定労働時間が30時間未満」を満たしている場合は年10日ではなく労働時間や労働日数に応じた日数の年次有給休暇の付与となり、10日よりも少ない年次有給休暇となりますのでその場合は年次有給休暇管理簿の作成対象からは除かれます。

ただし10日ではなかったとしても、年次有給休暇には時効があり、付与した基準日や日数を正確に管理しておく必要がありますので全労働者管理しておく方がいいと言えるでしょう。

年次有給休暇管理簿の記入項目

年次有給休暇管理簿の記入項目は「時季」「日数」「基準日」と労働基準法で定められています。

時季、日数及び基準日を労働者ごとに明らかにした書類を作成

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  1. 時季…年次有給休暇を使用した年月日を記入
  2. 日数…使用した年次有給休暇の日数
  3. 基準日…年次有給休暇を付与する年月日を記入

時季

時季とは年次有給休暇を使用した年月日のことを指しています。例えば「◯年◯月◯日・◯日」と記入したり、「◯年◯月◯日から3日間」と記入しても構いません。

日数

日数とは使用した年次有給休暇の日数のことを指しています。特に半日単位の取得や時間単位の取得もできるようになっていますので、時季に「◯年◯月◯日」と記入しても実は半日単位の取得の場合もありますので、使用した日数や時間がわかるように記入してください。時季に使用した日数だけではなく、その年度の累計もわかるようにすると年5日以上の取得の管理も楽になります。

基準日

基準日とは、年次有給休暇を付与する年月日のことを指しています。原則は雇い入れた日から6ヶ月経過した日に10日間付与し、それ以降1年ごとに一定の年次有給休暇を付与しますので「雇い入れた日から6ヶ月経過した日」が基準日となります。ただしその場合は労働者ごとに基準日が異なり、付与日数や年5日の年次有給休暇の取得の管理が煩雑になってしまいます。そのため年次有給休暇の基準日を斉一的に取り扱う「年次有給休暇の斉一的取り扱い」という制度もあります。

「年次有給休暇の斉一的取り扱い」を行うと、全ての労働者の基準日を4月1日として定めることができるため、年5日の年次有給休暇の取得の管理もしやすくなります。「年次有給休暇の斉一的取り扱い」には就業規則の変更などが必要になりますので、顧問社会保険労務士に相談してみてください。

年次有給休暇管理簿の記入例・書き方

年次有給休暇管理簿の記入例・書き方は次のとおりです。

時季、日数、基準日だけではなく対象労働者ごとに管理するため、対象労働者の氏名、入社日や比例付与の対象かどうかを判断するために所定労働時間(週)、所定労働日数(週)、時間単位年休の制度がある場合は時間単位年休を使用した際に何時間使用すると1日になるのかも記載しておいた方がわかりやすいでしょう。

年次有給休暇の時効は現在は2年間となっていますので時効によって年次有給休暇が消滅しないかどうかも管理しておくと便利です。

年次有給休暇管理簿の保存期間は5年間

年次有給休暇管理簿の保存期間は5年間(当分の間は経過措置として3年間)と定められています。保存義務を怠ると30万以下の罰則もありますのでご注意ください。

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