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「採用通知書」とは？労働条件通知書との違い・記載事項・内定取消しの法的リスクを社会保険労務士が解説

採用
HR LABOR NOTE編集部
目次

はじめに

「採用通知書」という言葉は、就職活動や採用実務の中で日常的に使われていますが、実は法律上に明確な定義があるわけではありません。一方で、採用通知の出し方や記載内容を誤ると、後々「言った・言わない」のトラブルや、内定取消しをめぐる紛争、さらには労働基準法・職業安定法違反のリスクにまで発展することがあります。

本記事では、社会保険労務士の立場から、採用通知書とは何か、労働条件通知書との違い、内定の法的性質、内定取消しに関する裁判例や行政の指針など、根拠法令・行政資料に基づいて整理して解説します。人事担当者の方はもちろん、内定を受け取った求職者の方にも参考にしていただける内容です。

なお、本記事は一般的な法令解説を目的としたものであり、個別の事案における法的判断や税務に関する助言を行うものではありません。具体的な対応については、社会保険労務士や弁護士など専門家にご相談ください。

採用通知書とは何か

採用通知書とは、企業が採用選考の結果、応募者に対して「採用を内定（決定）したこと」を知らせるために交付する書面を指すのが一般的です。呼び方は企業によって「内定通知書」「採用内定通知書」など様々ですが、いずれも法律上の固有の名称ではなく、実務上の呼称です。

重要なのは、採用通知書そのものの様式や記載内容について、労働基準法や職業安定法が直接的に義務付けているわけではないという点です。しかし、採用通知書を交付する行為やその記載内容は、後述するとおり「労働契約の成立」や「労働条件の明示」といった法的な効果・義務と密接に関わってきます。単なる社交儀礼的な書面ではなく、法的な意味を持ちうる書面であることを、まず押さえておく必要があります。

採用通知書と労働条件通知書の違い

採用実務でしばしば混同されるのが「採用通知書」と「労働条件通知書」です。両者は目的も法的根拠も異なります。

労働条件通知書は法定書面

労働条件通知書は、労働基準法第15条第1項に基づき、使用者が労働契約の締結に際して労働者に労働条件を明示するために交付する書面です。同項では、賃金や労働時間その他の労働条件について、書面の交付等により明示しなければならないと定められています。明示すべき事項は労働基準法施行規則第5条で具体的に列挙されており、契約期間、就業の場所及び従事すべき業務の内容、始業・終業の時刻や所定労働時間を超える労働の有無、休憩・休日・休暇、賃金の決定・計算・支払方法や締切り・支払の時期、退職に関する事項などが「必ず書面で明示しなければならない事項（絶対的明示事項）」とされています。

さらに、令和6年4月1日からの労働基準法施行規則の改正により、就業場所・業務の変更の範囲、更新上限の有無とその内容、無期転換申込機会や無期転換後の労働条件など、明示すべき事項が拡充されています。厚生労働省は、この改正内容に対応した「モデル労働条件通知書」を公表しており、実務ではこの様式を参考に自社の労働条件通知書を整備している企業が多く見られます。

職業安定法上の労働条件明示との関係

求人募集の段階でも、労働条件の明示義務があります。職業安定法第5条の3では、求人者は、公共職業安定所や職業紹介事業者に求人を申し込むにあたり、業務の内容や賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならないとされています。また、募集条件と実際に労働契約を締結しようとする際の労働条件が異なる場合には、その変更点を明示する義務も規定されています。つまり、「求人票の記載」「採用通知（内定通知）」「労働条件通知書」という一連のプロセスの中で、労働条件の明示が段階的に求められているのです。

採用通知書はどちらとも異なる

これに対して採用通知書は、「採用の意思決定を応募者に伝える」ことそのものが主目的であり、労働条件を網羅的に明示するための法定書面ではありません。もっとも、実務上は採用通知書の中に入社日・配属予定・給与の概要などを記載しているケースも多く、その場合には記載内容が労働条件の明示や、後述する労働契約の成立と評価される要素になり得る点に注意が必要です。採用通知書を送ったからといって労働条件通知書の交付義務が免除されるわけではなく、両者は別のものとして整理し、必要な書面をそれぞれ適切に交付することが望まれます。

採用内定の法的性質――いつ労働契約は成立するのか

採用通知書の実務を考えるうえで避けて通れないのが、「採用内定によっていつ労働契約が成立するのか」という論点です。この点について重要な判断を示したのが、最高裁判所第二小法廷昭和54年7月20日判決（いわゆる大日本印刷事件、民集33巻5号582頁、事件番号昭和52年（オ）第94号）です。

事案の概要

この事件では、新卒採用に応募した学生が、企業から文書で採用内定の通知を受け、あわせて誓約書を提出しました。ところが、入社直前になって、企業側が「当初から抱いていた印象がよくない」といった趣旨の理由で内定を取り消したことが争われました。

最高裁の判断

最高裁は、当該企業における採用内定の実態に即して検討したうえで、企業からの募集は労働契約の「申込みの誘引」にすぎず、これに対して応募者が応募したことが労働契約の「申込み」にあたり、企業からの採用内定通知がこの申込みに対する「承諾」にあたると整理しました。そして、応募者が誓約書を提出したことも踏まえ、就労の始期を定め、誓約書に記載された一定の取消事由に基づく解約権を留保した労働契約が、採用内定の時点で成立したと判断しました。

この考え方は、一般に「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれています。つまり、採用内定は単なる労働契約締結の「予約」ではなく、その時点で労働契約そのものが成立していると評価されるのです。そのため、内定を取り消すという行為は、法的には「解雇」と同様に評価されることになります。

解雇権濫用法理との関係

労働契約法第16条は、解雇について、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合には、その解雇は権利を濫用したものとして無効とすると定めています。大日本印刷事件の判断枠組みを踏まえると、採用内定の取消しについても、この解雇権濫用法理に準じた極めて厳格な制約が及ぶことになります。「思っていた人物像と違った」「印象が良くなかった」といった主観的・抽象的な理由だけでは、内定取消しの合理性・相当性が認められにくいと考えられます。

採用通知書を交付するタイミングと実務上の意味

以上を踏まえると、採用通知書を交付するという行為には、単なる連絡以上の重みがあることが分かります。企業が採用の意思決定を明確な形で応募者に伝え、応募者がこれを承諾する（内定承諾書の提出など）というプロセスが整うと、大日本印刷事件の枠組みに沿って労働契約が成立したと評価される可能性が高くなります。

このため、採用通知書を発行する前段階では、次のような点をあらかじめ社内で整理しておくことが望まれます。

  • 採用の可否について、誰がどの時点で最終決定するのか（決裁フローの明確化）
  • 内定通知の前に、健康状態の確認や必要書類の提出など、確認すべき事項を終えているか
  • 内定通知後に取消事由が生じた場合の対応方針を、あらかじめ検討できているか

これらを整理せずに安易に採用通知書を発行してしまうと、内定後に事情が変わった場合の対応が「解雇」と同視される厳格な規制に服することになり、企業にとって想定外のリスクとなり得ます。

採用通知書に盛り込むべき事項の考え方

採用通知書の記載事項に法律上の定めはありませんが、トラブル防止と後続の労働条件明示手続きを円滑にする観点から、一般的には次のような要素を明確にしておくことが望ましいとされています。

基本的な採用条件

入社（予定）日、配属予定部署、雇用形態（正社員・契約社員など）の別といった基本情報です。ここで示す内容は、あくまで内定時点での予定であることを明確にし、詳細な労働条件は別途労働条件通知書で明示する旨を記載しておくと、両書面の役割分担が明確になります。

内定の性質や留保事項に関する記載

大日本印刷事件の判断枠組みを踏まえると、内定通知に際して、卒業（在学中の場合）や必要書類の提出、健康状態などを条件とすること、また、それらの条件を満たさない場合には内定を取り消すことがある旨をあらかじめ明示しておくことは、内定取消しをめぐる紛争を防止するうえで意味を持ちます。ただし、こうした留保事項を設けたとしても、実際に内定を取り消す際には、客観的合理性・社会通念上の相当性が求められることに変わりはありません。

労働条件通知書との連携

採用通知書自体に詳細な労働条件をすべて盛り込む必要はありませんが、労働条件通知書を別途、労働契約の締結に際して交付する予定であることを案内しておくと、応募者にとっても手続きの流れが分かりやすくなります。労働条件通知書の交付は、前述のとおり労働基準法第15条に基づく法的義務であり、絶対的明示事項の記載漏れがないよう、厚生労働省が公表しているモデル様式を参照しながら作成することが実務上推奨されます。

新規学卒者の採用内定取消しに関する行政の取扱い

新規学校卒業者（新卒者）の採用については、一般の中途採用とは異なる行政上の枠組みが用意されている点にも注意が必要です。厚生労働省は「新規学校卒業者の採用に関する指針」を定めており、この中で、事業主が採用内定を行う際には内定取消事由を文書により明示することなどが盛り込まれています。

さらに、平成21年の職業安定法施行規則の改正等により、新規学卒者の採用内定を取り消そうとする事業主は、あらかじめ所定の様式によって公共職業安定所（ハローワーク）及び学校の長に対して通知することが求められています。これは、内定取消しの事案をハローワークが一元的に把握し、必要な指導を行うとともに、学生生徒等が適切に職業選択できるよう支援するための仕組みです。

加えて、内定取消しの内容が一定の基準に該当する場合には、厚生労働大臣がその企業名を公表できる制度も設けられています。具体的には、二年度以上連続して行われた場合や、同一年度内に相当数の者に対して行われた場合など、社会的影響の大きいケースが対象となり得ます。新卒採用を行う企業にとっては、内定通知の運用が単なる社内手続きにとどまらず、行政への通知義務や企業名公表のリスクにも直結し得ることを理解しておく必要があります。

採用通知書作成にあたっての実務上の注意点

最後に、社会保険労務士の立場から、採用通知書を作成・運用するうえで押さえておきたいポイントを整理します。

第一に、採用通知書と労働条件通知書は別の書面として整理することです。 採用通知書の中に労働条件を詳細に書き込みすぎると、内容の変更が生じた際に、内定時点で明示した条件との齟齬が問題になりやすくなります。基本的な処遇の見込みは採用通知書で示しつつ、確定的な労働条件は労働契約締結時に労働条件通知書で明示するという整理が、実務上は無難です。

第二に、内定取消しは「解雇」に準じる重い法的効果を伴うことを社内で共有しておくことです。 大日本印刷事件の判断枠組みを踏まえれば、内定通知を発した後に安易に取消しを行うことは、労働契約法上の解雇権濫用法理に照らして無効と判断されるリスクが高まります。採用計画や配属先の変更が生じる可能性がある場合には、内定通知を発する前の段階で慎重に検討することが重要です。

第三に、新卒採用の場合には、ハローワークへの通知義務や企業名公表制度など、行政上の特別な手続きがあることを理解しておくことです。 やむを得ない事情により内定取消しを行わざるを得ない場合であっても、所定の手続きを怠ると、行政指導の対象となる可能性があります。

第四に、募集時・内定時・労働契約締結時という各段階で、職業安定法第5条の3や労働基準法第15条に基づく労働条件明示の義務が、それぞれ異なるタイミングで課されていることを踏まえた運用フローを整備することです。 これにより、書面の重複や漏れを防ぎ、応募者・内定者との間の認識のズレを最小限に抑えることができます。

まとめ

採用通知書は、法律上その様式や記載事項が直接定められた書面ではありませんが、大日本印刷事件の判断枠組みに照らすと、その交付やこれに対する承諾によって労働契約が成立したと評価され得る、法的に重要な意味を持つ書面です。内定取消しは解雇に準じて厳格に制限されること、労働条件の明示は職業安定法第5条の3や労働基準法第15条によって段階的に義務付けられていること、新卒採用については行政上の特別な手続きが用意されていることなど、根拠となる法令・指針を正しく理解したうえで、採用通知書と労働条件通知書それぞれの役割を整理して運用することが、企業・応募者双方にとって望ましい採用プロセスにつながります。

採用に関する書面の整備や内定取消しへの対応など、個別の事情に応じた具体的な対応が必要な場合は、社会保険労務士など専門家への相談をおすすめします。

参考文献・出典

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、個別の事案に対する法的助言ではありません。また、税務に関する内容は取り扱っておりません。具体的な対応については、顧問社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。

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