転職活動や人事労務の現場では、「懲戒処分の経歴は履歴書に書かなければならないのか」「会社は懲戒処分歴をどこまで確認・保管してよいのか」といった疑問がたびたび寄せられます。インターネット上には断片的な情報も多く、噂や体験談レベルの記事だけで判断してしまうと、求職者にとっても企業にとっても思わぬリスクにつながりかねません。
本記事では、社会保険労務士の立場から、労働基準法・労働契約法・職業安定法といった法令の条文、および厚生労働省が公表している一次資料に基づいて、「懲戒処分履歴書」というテーマを整理します。特定の立場に偏ることなく、求職者側・企業側の双方にとって参考になるよう、公平な視点でまとめました。なお、本記事は税務に関する内容は取り扱いません。
1. そもそも「懲戒処分」とは何か
1-1. 労働基準法が定める「制裁」としての懲戒
「懲戒処分」という言葉に法律上の定義がひとつだけ存在するわけではありませんが、実務上は労働基準法第89条第1項第9号が定める「制裁」と同じ意味で使われています。同条は、常時10人以上の労働者を使用する使用者に対し、就業規則に記載すべき事項を列挙したうえで、次のように定めています。
第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。（中略）九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
つまり、企業が懲戒制度（制裁）を設ける場合には、その種類と程度を就業規則に明記し、労働基準監督署へ届け出ることが義務付けられています。逆にいえば、就業規則に定めのない懲戒処分を行うことはできません。厚生労働省の委託事業として全国社会保険労務士会連合会がまとめた「中小企業のための就業規則講座」でも、「懲戒」とは労働基準法第89条第9号の「制裁」と同義であり、懲戒の定めがある場合にはその種類及び程度について就業規則に記載することが義務付けられている旨が示されています。
1-2. 懲戒処分の主な種類
一般的な就業規則では、軽い順におおむね次のような懲戒の種類が定められています。
- 戒告・けん責：口頭または始末書提出により将来を戒める、最も軽い処分
- 減給：賃金の一部を差し引く処分（後述のとおり労働基準法第91条による上限あり）
- 出勤停止：一定期間の就労を禁止し、その間の賃金は原則無給とする処分
- 降格：役職や職位を引き下げる処分
- 諭旨解雇（諭旨退職）：本人に退職を勧告し、応じない場合は懲戒解雇とする処分
- 懲戒解雇：予告手当なしに即時に労働契約を解除する、最も重い処分
どの種類の処分を、どのような事由に対して科すことができるかは、各社の就業規則によって異なります。就業規則に定めのない種類の処分を行うことはできない点に注意が必要です。
2. 「懲戒処分履歴書」という言葉が指すもの
検索される「懲戒処分履歴書」という言葉は、主に次の2つの文脈で使われています。
- 転職活動における履歴書の「賞罰欄」に、過去に受けた社内の懲戒処分を書くべきかという求職者側の疑問
- 企業が社内で保管する、従業員ごとの懲戒処分の記録（人事記録）
この2つは似ているようで法的な位置づけがまったく異なります。以下、それぞれについて根拠法令とともに整理します。
3. 履歴書の様式自体には法的な決まりがない
3-1. JIS規格様式の廃止と厚生労働省履歴書様式例
かつて広く使われていた「JIS規格の履歴書」は、日本規格協会が令和2（2020）年7月に様式例を解説から削除したことで、公的な位置づけを失いました。これを受けて厚生労働省は、公正な採用選考を確保する観点から検討を行い、令和3（2021）年4月16日に「厚生労働省履歴書様式例」を新たに作成・公表しています。厚生労働省が公表した資料「履歴書の様式例の作成について」には、次のように明記されています。
公正な採用選考を確保するため、履歴書の様式例を示すもの。法的拘束力はない。そのため、当該様式の使用は個別の企業が判断可能。
つまり、履歴書に「賞罰欄」を設けるかどうか、そこに何を書かせるかは、そもそも法令で一律に決められているものではなく、応募先企業が用いる様式（または求職者が任意に選ぶ様式）によって異なります。実際、賞罰欄がない履歴書フォーマットも珍しくありません。
3-2. 厚生労働省様式例における変更点
同資料では、旧JIS規格様式との相違点として、性別欄を「男・女」の選択式ではなく任意記載欄に変更したこと、および「配偶者」「扶養家族数（配偶者を除く）」「配偶者の扶養義務」「通勤時間」の4項目を様式から削除したことが示されています。いずれも、本人の業務遂行能力とは直接関係のない事項を採用選考の材料としないという、公正な採用選考の考え方に基づくものです。
4. 懲戒処分歴は履歴書に書く義務があるのか
4-1. 賞罰欄は「刑事罰・表彰」を想定した欄
履歴書に「賞罰」欄が設けられている場合、そこで想定されている「罰」は、一般的には罰金刑や禁錮刑などの刑事罰（前科）を指すものとして運用されているケースが多いとされます。会社内部の就業規則に基づく懲戒処分は、労働契約上の秩序維持のための制裁であって、国家による刑事罰とは法的性質が異なります。したがって、社内の懲戒処分を受けた事実そのものは、賞罰欄の「罰」に該当しないという整理が一般的です。
ただし、これはあくまで実務上の通例であり、応募先企業が独自の様式で「懲戒処分歴の有無」を明示的に尋ねる欄を設けている場合は話が別です。この場合は、その企業の様式に従って正確に回答する必要があります。前掲の厚生労働省資料が示すとおり、企業が独自に賞罰欄以外の記載欄を設けること自体は禁止されていませんが、公正な採用選考の観点から、業務と関連性の乏しい項目を設けないよう留意することが望ましいとされています。
4-2. 記載しなかった場合に「経歴詐称」となるか
求職者にとって最も気になるのは、懲戒処分歴を履歴書に書かなかった場合に、後から「経歴詐称」として問題にされるリスクでしょう。この点は、採用後に経歴詐称を理由とする普通解雇・懲戒解雇の有効性が争われる場面で、労働契約法第16条の解雇権濫用法理が判断基準となります。同条は次のとおり定めています。
第十六条 解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。
つまり、経歴を偽ったこと自体が直ちに有効な解雇理由になるわけではなく、その経歴が採用の可否や労働条件の決定にとってどれほど重要な事項であったか、企業からどのような形で質問・申告を求められていたか、といった事情を踏まえて、客観的合理性と社会通念上の相当性が個別に判断されることになります。応募先の履歴書様式に賞罰欄がなく、かつ明示的な質問もされていない事項について、求職者があえて申告しなかったことのみをもって経歴詐称と評価するのは、一般的には慎重な判断が必要な領域といえます。
5. 企業が懲戒処分歴を確認する際に守るべきルール
採用選考の場面で、企業が応募者に対して前職での懲戒処分歴を尋ねたい、あるいはリファレンスチェック等で確認したいと考えることもあります。この場合、企業側にも法令上の制約があります。
5-1. 職業安定法第5条の5（個人情報の収集目的の制限）
職業安定法第5条の5は、労働者の募集を行う者等が求職者等の個人情報を収集・保管・使用するにあたっての基本ルールを定めています。
第五条の五 （中略）求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（中略）を収集し、保管し、又は使用するに当たっては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。ただし、本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない。
この規定を受けて策定された指針（平成11年労働省告示第141号、その後累次改正）では、業務の目的の達成に必要な範囲を超える個人情報の収集を原則として禁止しています。前職の懲戒処分歴についても、募集する職務の内容に照らして収集の必要性・目的を明らかにし、かつ本人の同意を得たうえで収集することが求められます。目的を示さないまま漫然と「懲戒処分を受けたことがあるか」を尋ねたり、本人の同意なく前職の会社に直接照会したりすることは、この指針の趣旨に反するおそれがあります。
5-2. 公正な採用選考の観点
厚生労働省は、公正な採用選考について、応募者の適性・能力に関係のない事項を応募用紙等で尋ねることのないよう、事業主に周知・啓発を行っています。前掲の履歴書様式例に関する資料でも、「別の様式の応募用紙を使用する際には、就職差別につながるおそれのある事項を含めないよう」求める趣旨が示されています。懲戒処分歴の確認についても、業務上の必要性を欠いた広範な質問とならないよう、採否判断との関連性を意識した運用が求められます。
6. 企業側が懲戒処分を行う際に守るべき法的ルール
ここからは、求職者側ではなく、実際に懲戒処分を科す企業側の実務ポイントを整理します。
6-1. 就業規則への明記（労働基準法第89条第9号）
前述のとおり、懲戒処分は就業規則にその種類・程度・事由を明記していなければ行うことができません。就業規則に規定のない処分（例えば、けん責しか定めていないのに出勤停止を科す等）は、根拠を欠くものとして無効と判断されるおそれがあります。
6-2. 減給処分の上限規制（労働基準法第91条）
減給の制裁を就業規則で定める場合、労働基準法第91条により上限が設けられています。
第九十一条 就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。
この規定は、賃金が労働者の生活の基盤であることを踏まえ、過度に重い減給によって生活に深刻な影響が及ぶことを防ぐために設けられています。1回の非違行為に対する減給額が平均賃金1日分の半額を超えてはならず、また複数の処分が重なった場合でも、1回の賃金支払期における控除総額が賃金総額の10分の1を超えてはならない、という二重の上限が課されている点に注意が必要です。
6-3. 懲戒権濫用法理（労働契約法第15条）
就業規則に根拠があり、上記の上限規制を守っていたとしても、それだけで懲戒処分が当然に有効となるわけではありません。労働契約法第15条は次のように定めています。
第十五条 使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。
つまり、懲戒事由に形式的に該当する場合であっても、非違行為の重さと処分の重さが著しく均衡を欠く場合や、同じ行為について二重に処分する場合などは、権利濫用として無効と判断される可能性があります。企業が懲戒処分を検討する際は、就業規則上の根拠を確認するだけでなく、処分の程度が事案に照らして相当かどうかを慎重に検討する必要があります。
7. 懲戒処分に関する記録は社内でどのように保存すべきか
7-1. 労働者名簿の調製義務（労働基準法第107条）
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を作成し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければなりません（労働基準法第107条）。懲戒処分の履歴そのものは労働者名簿の法定記載事項ではありませんが、人事管理上、別途の人事記録として保管している企業が多く見られます。
7-2. 重要書類の保存期間（労働基準法第109条）
労働基準法第109条は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存を義務付けています。
第百九条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
懲戒処分通知書や懲戒処分に関する稟議・議事録等は、この「労働関係に関する重要な書類」に該当し得るものとして、適切な期間保存しておくことが望ましいと考えられます。なお、同条の保存期間は民法改正に伴う法改正により3年から5年に延長されましたが、労働基準法附則の経過措置により、当分の間は3年間とされています。保存期間の起算日は、労働基準法施行規則第56条において、書類の種類ごとに個別に定められています。人事記録が将来的な労使トラブルの際の重要な証拠となり得ることを踏まえると、法定の最低限にとどまらず、余裕をもった保存体制を整えておくことが実務上望ましいでしょう。
8. 社会保険労務士からのまとめ
ここまで見てきたとおり、「懲戒処分履歴書」というテーマは、大きく分けて（1）求職者が履歴書にどこまで書くべきかという問題と、（2）企業が懲戒処分をどのように行い、その記録をどう管理するかという問題の2つから成り立っています。
求職者の立場からは、履歴書の様式に法的な統一ルールはなく、賞罰欄が想定しているのは一般に刑事罰であって、社内の懲戒処分とは性質が異なるという整理が実務上の基本となります。もっとも、応募先が独自に懲戒処分歴の申告を求めている場合は、その指示に従って正確に回答することが、後日の経歴詐称トラブルを避ける上で重要です。
企業の立場からは、懲戒処分を行うにあたって就業規則上の根拠を明確にし、減給処分であれば労働基準法第91条の上限を守り、処分の程度が労働契約法第15条にいう客観的合理性・社会通念上の相当性を欠かないよう、事案ごとに慎重な検討を行うことが求められます。また、採用選考の場面で懲戒処分歴を含む個人情報を収集する際は、職業安定法第5条の5および関連指針に基づき、収集目的を明らかにし、必要な範囲にとどめることが必要です。
いずれの立場であっても、法令の趣旨を正しく理解し、判断に迷う場合には自己判断で進めず、顧問社会保険労務士など労務管理の専門家に相談しながら対応することをおすすめします。
参考文献・出典（一次情報）
- 労働基準法（昭和22年法律第49号）第89条・第91条・第107条・第109条
- 労働基準法施行規則（昭和22年厚生省令第23号）第56条
- 労働契約法（平成19年法律第128号）第15条・第16条
- 職業安定法（昭和22年法律第141号）第5条の5
- 職業紹介事業者、求人者、労働者の募集を行う者等が均等待遇、労働条件等の明示、求職者等の個人情報の取扱い等に関して適切に対処するための指針（平成11年労働省告示第141号、累次改正）
- 厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について」（令和3年4月16日公表） https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_kouseisaiyou030416.html
- 厚生労働省「履歴書の様式例の作成について」（説明資料） https://www.mhlw.go.jp/content/11601000/000769679.pdf
- 全国社会保険労務士会連合会「中小企業のための就業規則講座」（厚生労働省委託 中小企業労働契約改善事業） https://www.mhlw.go.jp/bunya/roudoukijun/roudoukeiyaku01/dl/15.pdf
本記事は、社会保険労務士の立場から一般的な法令解説を目的として作成したものであり、個別の事案における法的判断を保証するものではありません。実際の対応にあたっては、就業規則の内容や個別の事情を踏まえ、顧問社会保険労務士等の専門家にご相談ください。